RAPITRA, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas concordantes sobre protección de datos personales en Colombia, adopta la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, la cual regula la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de la información suministrada por los titulares.

1. Datos que trata RAPITRA y en qué calidad

Esta política cubre dos conjuntos de información distintos. RAPITRA no actúa en la misma calidad frente a cada uno:

• Datos de los clientes de la plataforma —anfitriones, propietarios y administradores de alojamiento—: RAPITRA actúa como responsable del tratamiento, determina las finalidades descritas en esta política y responde directamente ante el titular.
• Datos de los huéspedes registrados a través de la plataforma: RAPITRA actúa como encargado del tratamiento. El responsable es el establecimiento de alojamiento que los recolecta y que está obligado a reportarlos ante el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo y ante la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia. RAPITRA los trata siguiendo únicamente las instrucciones de ese responsable: no los utiliza para fines propios, no los comercializa y no los transfiere a terceros distintos de esas autoridades.

2. Finalidad del Tratamiento

Los datos personales recolectados serán utilizados para:

• Gestionar relaciones contractuales, comerciales y laborales.
• Brindar información sobre productos, servicios, promociones y eventos.
• Atender solicitudes, quejas y reclamos.
• Cumplir obligaciones legales y regulatorias.
• Realizar análisis internos de mercado y satisfacción de clientes.

3. Derechos de los Titulares

De acuerdo con la normativa vigente, los titulares de los datos personales tienen derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informados sobre el uso de sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos cuando proceda.

4. Deberes del Responsable del Tratamiento

RAPITRA se compromete a:

• Garantizar la seguridad y confidencialidad de la información.
• Implementar medidas técnicas, humanas y administrativas para evitar adulteración, pérdida, consulta o acceso no autorizado.
• Respetar los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia y confidencialidad en el tratamiento de datos.

5. Conservación y supresión

El tratamiento no se extiende más allá del plazo razonable y necesario para las finalidades que lo justificaron. Cumplida la finalidad, la información se suprime o se anonimiza mediante un proceso automático diario, sin que el titular deba solicitarlo:

• Imágenes de documentos de identidad: se eliminan a los 30 días calendario siguientes al check-out.
• Datos de identificación del huésped —nombres, número de documento, fecha de nacimiento, correo electrónico y teléfono—: se anonimizan a los 6 meses siguientes al check-out.
• Constancias de las transmisiones a las autoridades —códigos y fechas de reporte—: se conservan disociadas de la identidad del titular. Al no permitir identificar a una persona, dejan de constituir dato personal.
• Datos de la cuenta del cliente: mientras se mantenga la relación contractual y, después, por el plazo que exijan las obligaciones legales, contables y tributarias aplicables.

La supresión se realiza sobre los sistemas de producción de la plataforma. Las copias de seguridad se sobrescriben conforme a su propio ciclo de rotación.

6. Lectura asistida de documentos

Cuando el establecimiento de alojamiento activa la captura de la imagen del documento de identidad, la plataforma ofrece una lectura asistida que extrae los campos del documento para que el titular no tenga que transcribirlos. Para ello la imagen se transmite a un proveedor tecnológico externo que la procesa en el momento y devuelve los campos extraídos. Ese proveedor actúa como encargado y trata la imagen siguiendo únicamente la instrucción de RAPITRA, sin utilizarla para fines propios. RAPITRA no almacena la imagen como resultado de esa operación: de ella solo queda un registro técnico de uso que no contiene datos personales. El uso de esta función es opcional y el titular puede escribir los campos manualmente.

7. Procedimiento para el Ejercicio de Derechos

Los titulares podrán ejercer sus derechos mediante comunicación escrita al correo electrónico info@rapitra.app, indicando claramente la solicitud.